第一章 总则

第一条 进一步规范本会学术活动的管理，提高学术活动质量，确保学术交流工作的正常开展。

第二章 程序流程

计划制定→计划审批→会前筹备→会议召开→会议总结→会议费用结算→资料归类管理

第二条 计划制定

一、计划制定原则：由重庆市医药生物技术协会主办、专业委员会承办的全市性学术活动；由重庆市医药生物技术协会承办的全国、片区学术活动；活动内容在年度内不重复；活动内容较高的专业学术水平。

二、计划内容

1.活动名称：按照《重庆市医药生物技术协会章程》和《重庆市医药生物技术协会专业委员会管理办法》的规定确定会议名称。

2.活动内容：体现四新（新理论、新知识、新技术、新方法），提高与普及相结合，注重科学性、先进性、实用性。

3.活动时间。

4.活动地点。

5.活动规模。

6.经费预算。

7.活动主要联系人。

三、计划组织形式

1.年会。

2.综合性学术会议。

3.专题学术会议（包括研讨会）。

4.学习班（培训班）。

5.学术论坛。

6.专题讲座。

四、活动目的：提高专业技术人员学术水平、服务质量，推动重庆市医药生物技术协会进步和发展；

第三条 计划审批

一、专业委员会应于上年积极申报次年的国家级、市级继续教育项目；各类学术会议原则上在当年12月前做好次年工作计划，负责联系专委会的专职秘书填写会议计划申报表交协会办公室备案，协会统筹协调安排。

二、如因特殊情况需召开计划外的会议，须在拟定召开会议前一个月提出申请，填写会议申报表，交协会办公室备案，经协会秘书长审核同意后方可举行。

第四条 会前筹备

一、征文及审稿

1.内容：主题明确。

2.要求：论文格式、截稿时间、投送形式。

3.时间要求：会议召开前1个月完成征文及审稿。

二、日程（议程）安排：会议程序（开幕式、交流题目、发言顺序、发言人等）、主持人、会场分布、作息时间、会议总结。

三、资料制作：

1.封面要求：活动名称、协会LOGO、编印者（重庆市医药生物技术协会xxx专业委员会）、活动时间、地点。

2.广告要求：广告内容须符合国家相关法律法规的规定，由协会办公室审核。

四、会议地点选择：市级学术活动原则应在经过由政府招标确定的宾馆、酒店范围内选择适合的地点举行。

五、经费预算：坚持以会养会、开源节流原则；严格执行中央“八项规定”精神，严格控制会议标准，切实改进会风，提高会议实效。按照协会确定的收支项目和标准做出会议经费预算，编制经费预算表，报协会秘书长审核同意后送协会办公室备案。

六、专委会开展学术活动可由专委会自行组织，会议收支报销按协会财务管理制度和要求严格执行。

第五条 学术活动组委会及其职责

原则上由专委会正、副主任委员、秘书和协会办办公室工作人员组成组委会。组委会主任原则上由专委会主任委员或负责该学术会议的副主任委员担任。组委会设秘书组、学术组、会务组，并负责会议的组织领导。承办全国性（或国际性）学术交流会议（或活动）由协会办公室统筹安排会议的组织领导。

一、秘书组，主要承担以下工作：

1.会议通知。

2.会场布置。

3.会议宣传。

4.会议指南。

5.学术论文编辑和制作。

6.会议资料的审核、编印、收集及整理归档。

7.会议背景板、会标、路标、胸牌、资料封面的设计和制作。

8.会议总结和质量调查。

9.印发通讯录。

二、学术组，主要承担以下工作：

1.主持人安排。

2.课程设计及讲者安排。

3.会场物资（座牌、音像、多媒体、电脑、激光笔等）的设备、使用及管理。

4.安排到会知名专家和外宾的接待。

5.会议翻译。

三、会务组，主要承担以下工作：

1.报到注册。

2.会议期间食宿及交通安排。

3.会议相关用品的购置和管理。

4.会议展览工作安排。

5.财务管理。

6.协助学术组负责到会知名专家和外宾接待。

7.会议费用整理汇总。

第六条 会议召开

一、会前预备会：会议筹备和拟召开会议的安排。

二、工作人员要求：会议工作人员责任明确，工作到位，热情服务，确保质量。协会办公室参会工作人员负责会议注册费收取、开票和继续教育学分授予工作；工作人员人数原则上人数控制在代表人数的10%以内。会议期间各组应安排工作人员驻会值班。

三、认真执行会议议程，加强会议管理，提高会议质量。

第七条 会议总结与新闻报道

一、内容：学术交流；会务管理。

二、要求：会议总结反映会议主要内容、经验、体会并注意反映特色和创新：会议总结和新闻报道由专委会负责在会议结束次日内报送协会办公室，新闻报道由协会办公室审核后在微信公众号和网站上发布。

第八条 会议费用结算

一、会议费用控制在可报销金额内（费用总额=会议费-开票税金-协会管理费）。

二、各项支出应附上对应的凭据开给协会的发票和发票查验截图，如若出现发票时间延后，需另附上支出费用的流水截图。

三、专家费和劳务费，专家应有授课或交流凭据，劳务人员应附有签到表。

四、会务公司组织办理的会议报销应有与会务公司签订的劳务合同，附有费用明细加盖会务公司公章。

第九条 资料归类管理

一、归类资料的内容：会议邀请函、会议通知、会议议程（日程）、参会人员签到表、会议照片或影像资料、会议纪要或简报、会议费用明细表等。

二、归类资料的要求：

1.纸质与电子档各一份。

2.时限：会议结束后1周内。

3.存放：协会办公室和各专业委员会同时负责会议资料的收集、归纳和保存。

第三章 附  则

第十条 本办法经2021年05月20日重庆市医药生物技术协会理事会审议通过后生效，由理事会负责解释。